Polityka prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób, które kontaktują się z nami za pośrednictwem strony programu Polonia_ (strona kampanijna / landing page dostępna m.in. w domenie ilovepol.land), w szczególności poprzez formularz "Zostaw kontakt - wybierz cel". Program Polonia_ kierowany jest do Polonii na całym świecie i obejmuje trzy ścieżki: Work & Study, Work & Travel oraz Powroty.

Zależy nam na tym, aby przekazywane przez Ciebie informacje były przetwarzane w sposób bezpieczny, przejrzysty i zgodny z przepisami - w szczególności z RODO. Jeśli cokolwiek jest niejasne, skontaktuj się z nami.

Administratorem Twoich danych osobowych jest Personnel Service S.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Sucha 3, 50-086 Wrocław, KRS 0000788971, NIP 8992863575, REGON 383525444.

Dane w ramach Grupy Personnel Service mogą być przetwarzane wspólnie przez współadministratorów - podmioty Grupy Personnel Service (m.in. Personnel Service sp. z o.o. z siedzibą w Kętrzynie, ul. Bolesława Chrobrego 5, 11-400 Kętrzyn, KRS 0000587930). Pełną listę współadministratorów zawiera ogólna Polityka Prywatności dostępna w domenie personnelservice.pl.

Kontakt z administratorem: biuro@personnelservice.pl oraz korespondencyjnie na adres siedziby z dopiskiem "RODO".

Współadministratorzy powołali Inspektora Ochrony Danych - Pana Mariusza Zajkiewicza, z którym możesz skontaktować się:

• e-mailowo: iod@personnelservice.pl (lub biuro@personnelservice.pl),
• pisemnie: ul. Bolesława Chrobrego 5, 11-400 Kętrzyn, z dopiskiem "RODO".

Wnioski dotyczące realizacji Twoich praw (opisanych w pkt 8) kieruj na powyższe adresy.

Gdy wypełniasz formularz na stronie programu Polonia_, przetwarzamy podane przez Ciebie dane w następującym zakresie:

• imię,
• kraj zamieszkania,
• preferowany język kontaktu,
• adres e-mail lub numer telefonu (wraz z prefiksem kraju),
• wybrany cel / ścieżka programu (Work & Study, Work & Travel albo Powroty),
• treść zgody na przetwarzanie danych.

Twoje dane przetwarzamy w celu:

• obsługi Twojego zgłoszenia i kontaktu z Tobą w sprawie programu Polonia_ (przedstawienia informacji o wybranej ścieżce, doradztwa, przesłania przewodnika) oraz - w razie wyrażenia odrębnej zgody - w celach marketingowych i promocyjnych - na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Informacje handlowe na wskazany adres e-mail lub numer telefonu wysyłamy wyłącznie za Twoją uprzednią zgodą;
• podjęcia - na Twoje żądanie - działań poprzedzających ewentualne zawarcie umowy (np. umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej związanej z uczestnictwem w programie) - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, m.in. wynikających z przepisów skarbowych lub dotyczących świadczeń socjalnych, związanych z czynnościami poprzedzającymi zawarcie oraz zawarciem umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów - prowadzenia programu i rekrutacji, budowania i utrzymywania relacji, zapewnienia bezpieczeństwa i zapobiegania nadużyciom, a także ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do tego, abyśmy mogli się z Tobą skontaktować i obsłużyć Twoje zgłoszenie.

Strona programu Polonia_ (landing page) jest udostępniana przez zewnętrznego dostawcę hostingu frontendu, który hostuje wyłącznie statyczną zawartość strony (kod HTML, CSS, JavaScript). Dostawca hostingu nie ma dostępu do danych osobowych przekazywanych w formularzu.

Po wypełnieniu formularza Twoje dane są przesyłane bezpośrednio z Twojej przeglądarki do infrastruktury Microsoft 365 Personnel Service i zapisywane w wewnętrznym arkuszu dostępnym wyłącznie dla uprawnionego zespołu. Do automatycznego zapisu zgłoszeń wykorzystujemy usługi Microsoft 365, w tym Microsoft Power Automate oraz przestrzeń OneDrive. Dane przechowywane są w centrach danych Microsoft w regionie Unii Europejskiej.

Komunikacja między przeglądarką a infrastrukturą Microsoft 365 jest szyfrowana protokołem HTTPS, a punkt końcowy odbierający zgłoszenia jest zabezpieczony kryptograficznym tokenem uniemożliwiającym nieautoryzowane wywołania.

Dostęp do Twoich danych mają wyłącznie:

• należycie upoważnieni pracownicy i współpracownicy administratora / współadministratorów, zobowiązani do zachowania poufności;
• podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia (m.in. dostawcy usług IT, hostingu, poczty elektronicznej i narzędzi do kontaktu, dostawcy usług prawnych i doradczych), w szczególności: Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlandia) - dostawca usług Microsoft 365 (OneDrive, Excel Online, Power Automate); dane przechowywane w regionie UE, na podstawie standardowej umowy powierzenia (DPA); dostawca hostingu frontendu strony kampanijnej - hostuje wyłącznie statyczną zawartość strony i nie ma dostępu do danych z formularza;
• partnerzy zaangażowani w realizację programu - wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi wybranej przez Ciebie ścieżki (np. w zakresie ścieżki studiów) i na odpowiedniej podstawie prawnej.

Szczegółową, aktualną listę podmiotów przetwarzających udostępniamy na żądanie - wniosek można skierować na adres iod@personnelservice.pl.

• Dane ze zgłoszenia z formularza przetwarzamy przez okres do 12 miesięcy od dnia zgłoszenia - w celu obsługi kontaktu i procesu rekrutacji. Po tym okresie dane usuwamy, chyba że zachodzi jedna z poniższych sytuacji: zostałeś zatrudniony / rozpocząłeś współpracę - wówczas dane przechodzą do właściwej dokumentacji i są przetwarzane zgodnie z odrębnymi przepisami (m.in. prawa pracy, podatkowymi i składkowymi); wyraziłeś dodatkową zgodę na udział w przyszłych procesach - wówczas dane przechowujemy przez kolejne 12 miesięcy (łącznie do 24 miesięcy).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody przetwarzamy do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona.
• Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu przetwarzamy do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania.

Twoje dane przetwarzamy wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub w państwie trzecim zapewniającym odpowiedni poziom ochrony, zgodnie z obowiązującą decyzją Komisji Europejskiej. Jeżeli przekazujesz nam dane spoza EOG, trafiają one do naszej infrastruktury zlokalizowanej w regionie UE.

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii;
• sprostowania (poprawienia) danych;
• usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym");
• ograniczenia przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody w dowolnym momencie - bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• przenoszenia danych (w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany);
• wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami lub z Inspektorem Ochrony Danych (dane w pkt 2).

Twoje dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.

Strona programu może wykorzystywać pliki cookie i podobne technologie:

• techniczne - niezbędne do prawidłowego działania strony;
• analityczne - do celów statystycznych i usprawnienia działania strony, bez identyfikacji konkretnego użytkownika;
• marketingowe - do analizy zachowań i działań marketingowych (o ile są stosowane).

Podstawą korzystania z cookie jest Twoja zgoda, z wyjątkiem cookie niezbędnych do działania strony. Ustawienia cookie możesz w każdym momencie zmienić w swojej przeglądarce (Chrome, Firefox, Safari, Opera) - całkowite ich zablokowanie może jednak utrudnić działanie strony.

W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w Polityce, wynikających m.in. ze zmian przepisów lub rozwoju strony - o zmianach będziemy informować w sposób widoczny i zrozumiały.